Steeds meer overheden maken voor de inhuur van tijdelijk personeel of adviesdiensten gebruik van een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS). Zo’n DAS is een digitaal proces, vaak gefaciliteerd door speciaal hiervoor opgerichte websites.

De gedachte hierachter is eigenlijk heel zuiver: een DAS-procedure is een openbare aanbesteding, waar alle kandidaten die dat willen op in kunnen schrijven. Heb je vragen, dan stel je die digitaal. Deze worden – geanonimiseerd – zichtbaar voor alle potentiële kandidaten beantwoord. Vanuit overheidsperspectief heel netjes: je trekt geen bekenden meer voor, iedereen kan beschikken over dezelfde informatie en maakt evenveel kans. Althans, dat is de bedoeling…

De praktijk brengt echter wat neveneffecten met zich mee:

• Vanuit de inkopende organisatie worden vaak zoveel en heel specifieke eisen gesteld, dat het haast onmogelijk is om voorbij de eerste selectie te komen. Ook als je eigenlijk een prima kandidaat bent. En het is hierdoor voor de kandidaat een enorm tijdrovende klus om überhaupt een voorstel in te dienen.
• Desondanks schrijven toch heel veel kandidaten in, waardoor de inkopende partij er een forse klus aan heeft om alle inschrijvingen te beoordelen (geloof me, ik heb ook aan die kant van de tafel gezeten). En doordat het zo’n klus is, nemen ze vaak niet de moeite om de kandidaten die niet op gesprek worden uitgenodigd van de nodige feedback te voorzien of tijdig, voorafgaand aan de datum die je moest reserveren voor gesprekken, te informeren.
• En, laat ik eerlijk zijn, de ervaring leert dat er voor best veel DAS-procedures al een beoogde kandidaat is, bijvoorbeeld omdat het gaat om verlenging van een bestaande opdracht, of omdat er iemand uit het eigen netwerk al is benaderd, waardoor het een schijnprocedure is. Het mag niet, maar gebeurt wel heel regelmatig.
• Bovendien worden (zeker sinds het gedoe met de wet DBA) vrijwel alle inhuurvacatures gekaapt door – in mijn ogen – louche detacheringsbureaus die zich naar potentiële kandidaten voordoen als officiële bemiddelende partij voor ‘hun opdrachtgever’, maar die in de praktijk de opdrachtgever niet kennen en niets anders toevoegen dan een extra kostenpost. Vervelend voor de inhurende partij, maar ook voor de kandidaat.

Het gevolg is dat steeds meer adviseurs en interim managers afhaken. Ik hoor dat van mijn collega’s binnen Tien, maar ook van werving- en selectiebureaus, andere adviesbureaus en zelfstandig adviseurs. DAS kost veel tijd en energie, maar levert voor de kandidaat maar zelden iets op. Voor goede adviseurs en interim managers blijft een warm netwerk onderhouden veel effectiever. In concurrentie meedingen naar een opdracht, helemaal prima! En juist heel goed dat overheden meerdere partijen benaderen. Maar dan graag via een shortlist (of in vaktermen: meervoudig onderhandse aanbesteding).

De hamvraag is: wie blijft er dan nog inschrijven op DAS-procedures? Zijn dat echt nog de top-kandidaten? Of is zo’n DAS-procedure ‘penny wise, pound foolish’?